Выписка из приказа № 186/а от 24.03.2022 «Об утверждении и введении в действие Регламента организации международной деятельности в РУТ (МИИТ)» и приказа №997/а от 12.12.2022 «О внесении изменений в Регламент организации международной деятельности в РУТ (МИИТ), утверждённый приказом РУТ (МИИТ) от 24.03.2022 № 186/а»:
8. Международная академическая мобильность педагогических работников, относящихся к профессорско-преподавательскому составу, и иных работников Университета
8.1. Международная академическая мобильность научно-педагогических работников, относящихся к профессорско-преподавательскому составу, и иных работников Университета реализуется в форме командирования за пределы Российской Федерации, т.е. поездки по приказу ректора на определенный срок для выполнения служебного задания (зарубежная командировка). Под зарубежной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы за пределами Российской Федерации.
8.2. Формами международной академической мобильности научно-педагогических работников, относящихся к профессорско-преподавательскому составу, и иных работников Университета являются:
- чтение лекций;
- проведение занятий, консультаций;
- участие в научной работе в рамках совместных проектов;
- реализация совместных проектов;
- участие в программах повышения квалификации;
- прохождение стажировок;
- участие в конференциях и семинарах;
- иные международные мероприятия.
8.3. В случае участия в программе международной академической мобильности в рамках международных договоров между Университетом и образовательной организацией-партнером, УМС, получив информацию от иностранной образовательной организации о готовности принять работника, извещает соответствующие подразделения Университета. Кандидатура участника программы международной академической мобильности, после предоставления необходимых документов, утверждается должностным лицом, указанным в приказе Университета о распределении обязанностей и полномочий между ректором, президентом, проректорами, главным бухгалтером и согласовывается совместно с принимающей образовательной организацией.
8.4. Оформление документов о зарубежной командировке инициирует командируемый работник или руководитель структурного подразделения, направляющий его в командировку, и в соответствии с этим предоставляет в УМС служебную записку согласно требованиям, указанным в п. 8.5 настоящего Регламента.
8.5. Для оформления зарубежной командировки работник обязан не позднее чем за 15 рабочих дней обратиться в УМС лично и предоставить служебную записку руководителя его структурного подразделения о направлении работника в зарубежную командировку, завизированную должностным лицом, в чьем подчинении находится структурное подразделение работника в соответствии с приказом Университета о распределении обязанностей и полномочий между ректором, президентом, проректорами, главным бухгалтером. В случае направления в зарубежную командировку руководителя структурного подразделения им оформляется служебная записка о своем направлении в зарубежную командировку, которая визируется должностным лицом, в чьем подчинении находится его структурное подразделение в соответствии с приказом Университета о распределении обязанностей и полномочий между ректором, президентом, проректорами, главным бухгалтером.
Служебная записка о направлении в зарубежную командировку должна содержать следующую информацию:
- место командирования;
- принимающая организация;
- цель командировки;
- даты командировки;
- источник финансирования и наименование статей затрат на командирование за рубеж;
- программа пребывания в зарубежной командировке с указанием задач и целей (Приложение 9);
- копия приглашения или любого другого основания на оформление приказа на командировку (с переводом на русский язык).
8.6. После получения всех документов, указанных в п. 8.5 настоящего Регламента, работник УМС оформляет служебную записку по форме Приложения 6 к настоящему Регламенту.
8.6.1. Служебная записка, оформленная в соответствии с п. 8.6 настоящего Регламента, является основанием для оформления приказа на командирование за рубеж, и выдается на руки или высылается по электронной почте работнику, направляемому в зарубежную командировку, для визирования должностным лицом, курирующим международную деятельность Университета и руководителем его структурного подразделения. Также направляемый в командировку работник визирует служебную записку, оформленную в соответствии с п. 8.6 настоящего Регламента, у работника, отвечающего за источник и статьи затрат по его зарубежному командированию.
8.6.2. Для руководителей структурных подразделений, направляемых в зарубежную командировку, служебная записка, оформленная в соответствии с п. 8.6 настоящего Регламента, визируется должностным лицом, курирующим международную деятельность Университета, а также должностным лицом, в чьем подчинении находится его структурное подразделение в соответствии с приказом Университета о распределении обязанностей и полномочий между ректором, президентом, проректорами, главным бухгалтером. Также служебная записка, оформленная в соответствии с п. 8.6 настоящего Регламента, для руководителей структурных подразделений, направляемых в зарубежную командировку, должна быть завизирована работником, отвечающим за источник и статьи затрат по его зарубежному командированию.
8.6.3. Сам работник, направляемый в зарубежную командировку, расписывается внизу служебной записки в графе «С направлением в командировку ознакомлен».
8.7. Не позднее чем за 12 рабочих дней до начала зарубежной командировки командируемый работник представляет в УМС следующие документы:
- приглашение или иное основание на оформление приказа (с переводом на русский язык);
- служебная записка, согласованная должностными лицами Университета (Приложение 6);
- копия согласия на работу в выходные дни (в случае, если командировка выпадает на выходные и (или) праздничный дни), которое оформляется в Управлении кадров;
- программа пребывания в зарубежной командировке с указанием задач и целей (Приложение 9);
- копия медицинской страховки, действующей в стране пребывания на период пребывания (согласно статье 14 Федерального закона от 15 августа 1996 года № 114-ФЗ «О порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию»);
- согласие на трансграничную передачу персональных данных (Приложение 10);
- при выезде в командировку в качестве руководителя группы обучающихся – письменные заявления от каждого обучающегося указанной группы на имя ректора Университета по шаблону «Прошу Вас направить меня на (стажировку/практику и т.д.) в (город и страна) с (дата отъезда) по (дата возвращения)».
8.7.1. На основании представленных документов УМС формирует проект приказа о командировании за рубеж (Приложение 7) и согласовывает с начальником Первого отдела, начальником Правового управления, начальником Управления кадров, главным бухгалтером, должностным лицом, указанным в приказе Университета о распределении обязанностей и полномочий между ректором, президентом, проректорами, главным бухгалтером (ответственным за экономику и финансы), и должностным лицом, указанным в приказе Университета о распределении обязанностей и полномочий между ректором, президентом, проректорами, главным бухгалтером (ответственным за международную деятельность).
8.7.2. По окончанию процедуры согласования проект приказа направляется на подпись ректору не позднее чем за 10 рабочих дней до начала поездки.
8.7.3. После подписания приказа ректором, работник УМС передает его в Управление кадров для регистрации и хранения.
8.7.4. Копия приказа выдается на руки работнику, направляемому в командировку, или отправляется на его электронную почту.
8.8. Командируемым, заведующим кафедрами, директорам институтов, академий, центров и начальникам управлений Университета одновременно с указанным в п. 8.7 пакетом документов необходимо представить в УМС копию рапорта об исполнении обязанностей на период командировки (оригинал указанного рапорта передается работником в Управление кадров).
8.9. Для получения аванса на зарубежную командировку необходимо оформить заявление на имя должностного лица, указанного в приказе Университета о распределении обязанностей и полномочий между ректором, президентом, проректорами, главным бухгалтером (ответственный за экономику и финансы) (Приложение 8).
Размер суточных и предельная норма возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки различается в зависимости от страны командирования в соответствии с Предельными нормами возмещения расходов по найму жилого помещения при служебных командировках на территории иностранных государств федеральных государственных гражданских служащих, работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений, установленными постановлением Правительства Российской Федерации от 22.08.2020 № 1267 .
8.10. После издания приказа о командировании за рубеж командируемый работник занимается оформлением проездных документов, бронированием жилого помещения в месте командирования, а также иных документов, необходимых для поездки (виза, трансфер, оплата организационного взноса и др.). При осуществлении указанных действий до издания приказа о командировании за рубеж понесенные расходы могут быть не возмещены, если приказ не будет подписан.
Даты фактического проживания и даты проездных билетов должны совпадать со сроками зарубежной командировки, указанными в приказе.
8.11. Во время командировки необходимо сохранять посадочные талоны на самолет, билеты, чеки, а также внимательно следить за правильностью и полнотой оформления счетов за проживание в гостинице, за организационные взносы и т.д., за проставлением штампов пересечения границы.
8.12. По возвращению из командировки работник обязан представить отчет в течение трех рабочих дней работнику УМС в соответствии с формой (Приложение 11).
8.13. Отчет по командировке, расходы по которой частично или полностью несет Университет, предоставляется в Управление финансов и бухгалтерского учета в течение трех рабочих дней и включает в себя:
копию приказа о командировании за рубеж;
авансовый отчет, предварительно согласованный у руководителя структурного подразделения Университета или у должностного лица, указанного в приказе Университета о распределении обязанностей и полномочий между ректором, президентом, проректорами, главным бухгалтером (для руководителей структурных подразделений) в соответствии с формой (Приложение 12);
оригиналы чеков и другие подтверждающие документы: билет на самолет/поезд и посадочные талоны, в том числе при перемещениях внутри страны; счет за гостиницу (с переводом на русский язык); счет за организационный взнос (с переводом на русский язык); все остальные подтверждающие документы и чеки с переводом на русский язык при необходимости (оплата визы, страховка и т.д.). Все переводы документов заверяются работником УМС;
письменный отчет о командировке, утвержденный должностным лицом, указанным в приказе Университета о распределении обязанностей и полномочий между ректором, президентом, проректорами, главным бухгалтером (не менее 1 страницы А4 14 шрифтом, по форме согласно Приложению 11 к настоящему Регламенту);
копию титульной страницы заграничного паспорта и копия страниц со штампами пересечения российской и зарубежной границы – суммарно 4 штампа. Если на копии штампы плохо различимы, то УМС заверяет их подлинность своей печатью (при предъявлении оригинала документа).
8.14. Отчет по командировке, расходы по которой полностью покрываются принимающей стороной, предоставляется в УМС и включает в себя:
- копию приказа;
- подписанный письменный отчет о командировке, утвержденный должностным лицом, указанным в приказе Университета о распределении обязанностей и полномочий между ректором, президентом, проректорами, главным бухгалтером (не менее 1 страницы А4 14 шрифтом, по форме согласно Приложению 11 к настоящему Регламенту).
8.15. Работник УМС ведет базу данных, которая содержит следующую информацию: фамилия, имя, отчество командируемого, должность, структурное подразделение, страна командирования, город, принимающая организация, срок командирования, цель командировки, тематика мероприятия, номер приказа о командировании.
8.16. Отъезд за границу без надлежащего оформления документов по вине работника квалифицируется как прогул и влечет меры дисциплинарного взыскания
Шаблоны документов Вы можете найти по этой ссылке.
Остались вопросы? Напишите нам: miitums@mail.ru.